即使是最为快捷的公力救济措施，也可能会因国际展会的时限性而受到挑战。因此，对知识产权人而言，一旦在国际展会上发现侵权行为，通过与侵权人协商，及时制止侵权并获取相应的赔偿，或者向国际展会组织者提出申诉，通过组织者的协调与侵权人尽快达成调解协议，无疑是最佳选项。当然，协商的途径多种多样，而权利人在协商前往往会先行向涉嫌侵权人发函。由于该种方式属于当事人意思自治的范畴，故各国并无强制性规则对此予以规范，较为典型的模式是德国的警告函制度其或许能为我们提供一些借鉴。
　　（一）警告函产生的依据
　　在德国的展会上发生知识产权纠纷，知识产权人往往会向涉嫌侵权的参展商发送警告函，其主要原因在于，《德国反不正当竞争法》第12条第1款规定．“有权主张停止侵害请求权的人，应当向债务人发出将启动诉讼程序的警告，并给予债务人通过发出一份附有适当违约金的停止侵害义务承诺书来解决纠纷的机会。如果警告是合法的，可以要求赔偿必要的费用。”同时，《德国民事诉讼法》第93条规定：“起诉并非是因被告的行为所引起，被告对于诉讼中的请求即时认诺者，诉讼费用由原告负担。”德国民事诉讼法之所以作上述规定，其出发点在于，司法资源是宝贵的，在双方发生纠纷时，一方当事人本可采取非司法的手段实现权利的救济，但其未通过该种途径实现权利。而在司法过程中，另一方当事人的行为却表明司法并无介入的必要，此时一方当事人的行为无故的导致司法资源的浪费，故其应就此承担责任。在此情形下，为防止赢了官司输了费用的现象发生，知识产权人通常会在申请临时禁令或者提起诉讼之前向涉嫌侵权参展商发送警告函，这既可获取庭外和解的机会，也为采取进一步措施做好准备。
　　（二）警告函的形式及内容
　　德国法律对警告函的形式并无限定，权利人可以采取书面、口头、电话、传真等方式向涉嫌侵权人发出警告函。
　　一般情形下，知识产权人会通过书面的形式向涉嫌侵权人发送警告函，并往往附上一份事先拟定好的保证停止侵权书（德文为Unterlassungserk-laerung,英文名为ceaseanddesistdeclaration)以要求涉嫌侵权人签字确认。该保证停止侵权书的核心内容为要求侵权人保证假如再次发生同样的侵权行为，则需向权利人支付一笔合同罚款。

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