1．精选拟发送邮件的地址
邮件地址可从展览展示组织机构的c管理软件中提取，也可从展览专用网站的邮件列表中理，其至可以通过各种渠道收集的展览信息中精选（如专业出版物、展览会刊、其他展览相关网站等）。通过专业管理软件如邮件列表管理器(MailListManagement）对地址文件进行合处理。删除重复邮件的地址，按要求组成指定数量的邮件发送列表，以适合群发软件的发送要求。
2．查验邮件地址的有效性
国内外很多门户网站推出的免费邮箱，如连续三个月不使用就会被网站删除。因此，需对邮件地址进行定时检查校验，删除已失效的地址。最为有效方法就是利用邮件在线校验器(AdvancedMailListVerify)进行在线校验，该件采用模拟方式向被校验的邮箱发信（实际上并不发出邮件），检查邮件地址存在与否，而且速度相当快。
3．注意邮件主题与内容的书写
国内外很多网站的邮件服务器为过滤垃圾邮件设置了常用垃圾关键词，用于过滤，如果邮件主题和邮件内容中包含大量有嫲疑的关键词（如促销、价格等不雅词汇），服务器将自动过滤该邮件，致使邮件发送不成功。因此在书写邮件主题和内容时，应尽量避开被嫲疑为垃圾邮件的文字和词汇或垃圾邮件所常用的宣传推广主题，以便邮件群发能顺利地进行。
4．区别不同群发软件发送参数的差异性
不是每一个群发软件都能将邮件顺利发送到任何邮箱。如一个群发软件可发送邮件至21cn.com、sohu.com、263．net等，而另一个群发软件可发送邮件至sina.com、etang.com。这种情况在STMP群发软件中尤为突出。因此，在群发邮件前预先申请多种免费邮箱，对多款群发软件进行相应的发送测试，根据测试结果再选择针对性的群发软件进行发送。
5．根据网络环境设置发送线程
发送线程是指同时群发的邮件数，当发送线程设置为100时，就相当于100台电脑同时发送邮件。发送线程数越大，发送速度就越快。在群发邮件时发送线程须根据网络带宽进行设置，如设置数过大，超过网络数据传输能力，电脑将会提示惜误、蓝屏或死机。通常情况下，56K拨号上网不能超过20个，ISDN不能超过50个，ASDL根据分配带宽可设置为100个其至更多的发送线程。设置数量较多的线程发送邮件，除满足以上条件还需提高电脑CPI-I与内存的配置。盲目加大发送线程，服务器有时会限制同一时间来自同址线程的访间数量，如超过规定线程数，即使连接到服务器，服务器也不会响应，邮件发送就不成功。
6．合理设置DNS服务器
人们习惯记忆域名，但机器间互相只认IP地址，域名与IP地址之间是一一对应的。DNS在群发软件中的作用是用以寻找接收邮件的服务器，  软件中一也附带了几个DNS服务器，对此可以不作任何设置。如使用的服务器不能自动寻找，而软件中也丬殳有附带DNS服务器地址的群发软件，可向软件开发商进行咨询。
7．尽量使用原机配置的DNS
使用服务器不要直接选用下拉列表中所列的选项。如果使用“自动获取”就无法正常获得原机上网时所用的DNS，如果网络丬殳有设置，可以模拟一个格式如xxx.com或者xxx.net等。因为，国内外大多邮件服务器在接收邮件时，会拒收丬殳有域名服务器发出的邮件。
8．灵活使用邮件地址
众多的邮件服务器具有判断邮件是否真的从发件人邮件服务器发出的功能，如果不是，服务器就会拒绝这些群发邮件。例如，如果发件人所填邮箱为xxxx@263．net，邮件服务器会根据邮件中的来判断邮件是否真的来自于263．net的邮件服务器，由于263．net邮件服务器的IP是固定的，因此很容易发现IP与真正的邮件服务器不符，因此就会出现认证惜误，导致邮件不能有效发送。那么该如何解决呢？其实很容易，只要在填写发件人邮箱时，不使用常用邮箱就可以了，（批注随意填写的邮箱地址不是目标客户，即使发送了邮件也是无效的），就可以轻松解决这个间题。当群发很多邮箱时，遇到不能正常发出的情况都可以采用以上方法。

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