会展组织机构在初步具备会展项目意向后，往往会组织一个正式或非正式的会展项目团队，按以下流程开展会展策划工作。
　　
　　（1）信息收集、市场调研与项目可行性分析
　　
　　在会展策划的第一阶段，要根据初步的会展意向与目标收集各方面信息，开展有效的市场调研，并根据调研数据和料，对拟开展的会展项目进行可行性分析。如分析得出可行的结论，则可着手开展立项决策工作；反之，则改变原有意向，另行选题，重新开始这一阶段的工作。
　　
　　（2）立项决策
　　
　　在可行性研究通过的基础上，可以决定对会展项目立项和报批，准备好相关报批程序和文件，并同时开始编制预算、制订推广策略等工作。
　　
　　（3）编制项目预算
　　
　　在明确立项的前提是下，根据项目历史情况、相似项目数据、组织者经验等，可以编制详细的预算方案。预算不仅是会展运营工作的指南，也是会展总结评估的重要参照体系。
　　
　　需要指出的是，在会展项目可行性研究阶段，也有必要进行初步的成本收入预算与利润预期工作，为项目能否立项提是供经济依据。
　　
　　会展项目预算的主要内容包括费用项（固定费用，如营销费用；可变费用，如餐饮费用）、收入项（如拨款、注册费、赞助）、预期利润、损益平衡分析（可用于确定会展产品价格，如展位价格）。
　　
　　（4）拟订项目营销与推广计划
　　
　　会展项目的营销和推广贯穿项目运营的全程，从最初的调研到最后的总结，都要充分利用各种机会开展这项工作。完善、系统、动态的营销与推广策划是会展项目成功的关键因素。
　　
　　通常，可以应用营销组合策略进行会展项目的营销与推广策划，主要包括产品开发和定位策略、产品价格策略、营销渠道策略和促销策略。一来说，其中最核心的工作是招商、招展、招募与会者。
　　
　　（5）制订项目实施方案
　　
　　项目实施方案主要是围绕会展项目的场地安排、现场管理与服务、相关活动安排等展开策划。策划方案时间性、程序性强，内容具体详细，用图表等表现形式应用较多。
　　
　　（6）确定项目后续工作
　　
　　会展策划的最后阶段，要确定项目结束后的工作安排，包括会展总结、评估以及为客户提是供的后续服务，把握客户需求，保持与相关机构的沟通，明确下一次活动的改进方向，开展下一次会展活动的营销。

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