为了便于对项目活动进行控制，人们通常把一个项目从开始到结束的全过程按照先后顺序划分为若干阶段。按照会展项目的特点，可以把会展项目的周期分为四个阶段，如图7一1所示。会展项目管理的过程就是这些阶段的总和。

　　项目启动阶段>>项目规划阶段>>项目执行阶段>>项目结束阶段

　　图7一1会展项口周期阶段划分

　　(一)项目启动阶段

　　会展项目的启动也就是会展项目管理的起点，按照会展策划的一般规律，会展项目的启动是从市场调研开始的，然后经过会展项目构思直到会展项目的立项。

　　项目经可行性论证后，申报到有关部门，经过批准后，会展项目就可以正式立项了。会展项目的立项标志着会展项目管理的过程进入下一阶段。

　　(二)项目规划阶段

　　无论是策划一个将持续几天的膳宿会议还是举办一个产品交易会，策划时间和投入的精力都将远远超出会议的举办时间。几个人策划、组织一次大型会议花上几个月的时间根本不足为奇。合理的规划是会展项目管理的基本组成部分。规划阶段项目管理内容包括会展项目所实施的工作要素和活动时使用的一些技术，它涉及明确项目目标、制定工作分析结构以及确立工作责任矩阵。

　　1.会展项目目标

　　计划是为完成一个目标而进行的系统的任务安排。计划确定需要完成什么和怎样能完成。工作执行者要参与制定工作计划，这一点很重要。他们通常最了解需要做哪些详细活动和每项活动需要多长时间。通过参与制定这项工作计划，每个成员会在进度计划和预算内更投入地完成任务。

　　计划过程的第一步是确定项目的目标。目标通常根据工作范围、进度计划和成本而定，它要求在一定期限和预算内完成工作。对于会议或展览来说，要事先清晰地表达人们参加活动后最终取得的成果。

　　2.工作分析结构

　　一旦项目目标确定，下一步就是确定需要执行哪些工作要素或活动来完成它。这要求做一份所有活动的一览表。准备这样一份一览表有两种方法:一是让项目团队利用“脑力风暴”集思广益，生成一份一览表，这种方法适合小项目;而对人项目要制作一份全面活动一览表而不遗漏某些细目是很难的，对于这样的项目，更好的方法是建立一个工作分析结构(WBS).

　　3.责任矩阵

　　责任矩阵是以表格形式表示完成工作分析结构中工作细目的个人责任的方法。这是一种很有用的工具，因为它强调每一项工作细目由谁负责，并表明每个人的角色在整个项目中的地位.

　　(三)项目执行阶段

　　会展项目执行阶段是使会展项目在既定的项目时间和项目预算中执行的动态过程。它是为确保按时完成项目的一系列工作程序，包括项目活动分解的深入和细化、过程控制以及项目要素的调整等内容。

　　在项目实施中，要将所有活动列成一个明确的活动清单，并且让项目团队的每一个成员能够清楚有多少工作需要处理。活动清单应该采取文档形式，以便于项目其他过程的使用和管理。当然，随着项目活动分解的深入和细化，工作分析结构(WBS)可能会需要修改，这也会影响项目的其他部分。例如成本估算，在更详尽地考虑了活动后，成本可能会有所增加，因此完成活动定义后，要更新项目工作分析结构上的内容。

　　对于大型展会项目，按照行业惯例，需要提前2年就开始策划，跟踪行业趋势并对原来的参展商和观众进行调查。1年以后，就应当按照计划描述的每月具体任务一步一步地执行完成。

　　值得指出的是，在项目执行的工作日历、进度限制、最早和最晚时间、风险管理计划、活动特征等方面，项目管理软件被广泛地使用。这些软件可自动进行数学计算和资源调整，可迅速地对许多方案加以考虑、选择和调整。

　　项目管理软件清晰的表达方式，使其在项目时间管理上更显得方便、灵活、高效。在管理软件中输入活动列表、估算的活动工期、活动之间的逻辑关系、参与活动的人力资源、成本，项目管理软件可以自动进行数学计算、平衡资源分配、成本计算，并可迅速地解决进度交叉问题，也可以打印显示出进度表。项目管理软件除了具备项目进度制定功能外，还具有较强的项目执行记录、跟踪项目计划、实际完成情况记录的能力，并能及时给出实际和潜在的影响分析.

　　(四)项目结束阶段

　　会展项目结束阶段的主要工作包括以下几个方面。

　　1.质最验收

　　质最验收是会展项目结束时工作的重要内容。质量验收是依据质最计划和相关的质最检验标准，对会展项目进行评价和认可，并撰写质最验收评定报告。

　　2.费用决算

　　是指对从会展项目筹划开始到会展项目结束为止这一全过程所支付的全部费用进行的结算与核定，并最终编制项目决算书的过程。

　　3.合同终结

　　指整理并存档各种合同文件(包括合同书本身、各种表格清单、经过批准的合同变更、进度报告、单据和付款记录以及各种检查结果)，完成和终结一个会展项目或会展项目各个阶段的合同，完成和终结各种商品采购和劳务合同，结清各种账款，解决所有尚未了结的事项，同时向承包商发出合同己经履行完毕的书面通知。

　　4.展后总结

　　展后总结的一般形式有:组织所有参加展会举办、筹备和管理的人员召开总结会，对于各种发言，大会派专人做好记录，会后整理成文。同时要求每个工作人员就自己的发言写一篇书而总结材料，办展机构将会议记录与该书面材料一起汇总，整理出一份完整的总结报告。

　　展后总结会议的主要内容有:

　　(1)对展会策划进行总结。对展会策划方案进行分析评估，评估的内容包括:展会举办的时间、地点、展品范围、展会规模、办展机构组成、展会定位、展会价格、展台布置、人员分工、展厅设计、展会品牌形象等等;

　　(2)对展会筹备工作进行总结;

　　(3)对展会招展工作进行总结;

　　(4)对展会招商和宣传推广工作进行总结;

　　(5)对展会服务进行总结;

　　(6)对展会现场管理工作进行总结;

　　(7)对展会指定服务商进行总结;

　　(8)对展会时间管理办法进行总结;

　　(9)对展会客户关系管理措施进行总结;

　　(10)对展会的各种相关活动进行总结。

　　5.会展项目后续工作

　　展会闭幕以后的后续工作主要有:

　　(1)向客户邮寄展会总结并致谢;

　　(2)更新展会客户数据库;

　　(3)发展和巩固客户关系;

　　(4)处理展会可能存在的一些遗留问题;

　　(5)准备下一届展会。

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