会议会展服务的流程从来都不是一蹴而就的，而一个完善的会议策划意向书可以每一个环节紧密相扣，让服务流程有条不紊，会议策划意向书主要通过对以下几个大点来进行安排，包括了预算、食宿安排、设备租赁、会议邀请与签到登记。

一、会议预算

1、交通费用，包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

2、会议室/厅费用，会议场地租金、会议设施租赁费用、会场布置费用、其他支持费用，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

3、食宿费用，住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要
的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。另外会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。     

二、食宿安排

1、住房安排，正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。 

2、饮食安排，根据会议的复杂程度，会议餐饮安排也不尽相同，简单而言在会议中涉及到的饮食包括了有：早餐、中餐及午餐、酒水及服务费、会场茶歇这几个较为常见的项目。

三、设备租赁

除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：设备本身的租赁费用，通常按
天计算；设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理；音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理。

四、会议邀请与签到登记

1、会议邀请，不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象（客户）参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序：信息发布；回执；确认通知。
2、会议签到 ，通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封（内装客房钥匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相对明显的路径指示、会议（展览）须知、会议（展览）详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。 

原文来源于www.omaten.com