组织公关活动是展览品牌宣传中的一项重要的工作，通过公关活动的造势为展览组织机构与目标客户间搭建一个有效的沟通平台，同时也对树立展览品牌良好的公众形象，扩大展览品牌的影响力，创建和谐经营环境起到重要作用。其组织推广的步骤如图4一10所示。

  1.确立目标

  展览公关活动的目标是指展览组织机构希望通过策划、组织、实施公关活动或事件，为展览组织机构和展览项目树立与营造良好的形象和经营环境。明确的目标有利于宣传工作的开展。因此，需要从内、外部条件出发，确立科学合理、操作性强的目标。

  (1)内部条件。公关活动策划者在进行策划的过程中，特别要注意内部的资源是否可以在公关活动中得到充分的利用洳是否配置了具有经验丰富的人才，在不影响其他工作正常进行的情况下，是否能为活动提供足够的经费支持。

  (2)夕卜部条件。公关活动的外部条件比内部条件更加重要，社会公众所关心的热点都聚焦在公关活动传播载体的有效性方面。因此，要全面挖掘有助于公关活动目标实现的信息，并加以充分利用。通过有效的公关策划与有实力的目标客户进行交流与沟通，开发合作项目。

  2.明确受众

  展览的公关宣传推广活动的受众一般是指参展商、观众、业内专业人士以及重要媒体和相关政府部门等。不同的展览项目，所设定的宣传推广受众也有所区分。为了有助于公关活动的顺利进行，提高活动的组织效果，在事先应对受众进行分析，可利用展览组织机构数据库定位目标受众，也可以借鉴其他同类展览的公关活动，确定受众的范围与展览公关活动所期望达到的目标。只有在受众明确的情况下才能针对受众的基本特点，策划旨在达到宣传与推广目标的公关活动，从而提高公关活动的效果。

  3.选择传播载体

  选择不同的传播载体将会对公关活动的整体效果产生影响。因此，认真评估与选择传播载体是整个公关策划组织工作的重要一环。

  公关活动的传播载体可以是人，也可以是物，还可以是事件。例如：2010年上海世博会组委会为向全世界推广上海和世博会，组委会邀请姚明、成龙、郎朗等作为大会的形象大使，充分发挥其在国内外的知名度来提升上海和世博会的形象。又如，在日本爱知县举办的世博会上，2006年杭州世界休闲博览会组委会巧妙地将杭州周宣传融人中国馆开馆仪式(见图4-11)，起到了良好的宣传效果。杭州周以诗画开篇，开展丰富多彩的活动，充分利用世博会平台极大地提高了杭州与休博会的国际知名度和影响力。上海世博会与杭州世界休闲博览会组委会选择不同的两张“金名片”作为公关活动的载体，对世博会和休博会的推介进行了有效的推广与造势。

  4.确定时间和地点

  公关活动的有效实施还取决于选定合适的时间与地点，能否巧妙地安排好公关活动的时间与地点对公关活动的效果具有直接的影响。在公关活动的时间和地点的选择上，活动的策划组织者要充分利用各种不同的外部条件，抓住有效宣传契机，使公关活动产生最佳的宣传与推广效果，这是公关策划与组织的重要内容。例如：杭州市人民政府充分利用世博会良机，将杭州周作为中国馆开馆仪式，借世博会的良好知名度以及客流、信息流高度集中等特征，成功地宣传了杭州的城市名牌。

  5.经费预算

  良好的财务支持是公关活动成功举行的基本保障，活动的策划组织者需有效地调控整个进程，列出各种公关活动项目的支出与收人，及时编制公关活动的预算。这将大大提高公关活动的社会效益与经济效益。

  (1)场地及设备费用。公关活动通常是安排在一个固定场所进行，展览组织机构需要租赁场地和相关设备，因而需提前编制相关预算。

  (2)宣传资料制作费用。公关活动需要制作相关的宣传资料，也将利用一些场合来进行这些活动的宣传与推广，预算宣传资料与推广经费，能对费用进行有效的调控。

  (3)嘉宾邀请费用。公关活动需要邀请一些国内外著名的专家、学者、知名人士、企业领导人、新闻媒体人士以及行业主管部门领导等，这就会产生相关的嘉宾邀请费用。

  (4)接待费用。接待费用主要包括食宿费用、交通和宴请费用。如活动需在境外进行，还将规划境外产生的其他接待费用。

  (5)其他费用。公关活动预算中还应包括活动过程中产生的人工、办公费用和杂费。

  除以上必要的开支外洳果能策划与开发一些企业赞助、广告产品等，将会减轻公关活动的经济压力，甚至还可从公关活动中赢利。

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