4．确定时间和地点
　　展览公关活动的有效实施还取决于选定合适的时间与地点，能否巧妙地安排好公关活动的时间与地点对公关活动的效果具有直接的影响。在公关活动的时间和地点的选择上，展台搭建策划组织者要充分利用各种不同的外部条件，抓住有效宣传契机，使公关活动产生最佳的宣传与推广效果，这是公关策划与组织的重要内容。例如杭州市人民政府充分利用世博会良机，将杭州周作为中国馆开馆仪式，借世博会的良好知名度以及客流、信息流高度集中等特征，成功地宣传了杭州的城市名牌。
　　5．经费预算
　　良好的财务支持是公关活动成功举行的基本保障，活动的策划组织者需有效地调控整个进程，列出各种公关活动项目的支出与收人，及时编制公关活动的预算。这将大大提高公关活动的社会效益与经济效益。
　　（1）场地及设备费用。公关活动通常是安排在一个固定场所进行，展台搭建公司需要租赁场地和相关设备，因而需提前编制相关预算。
　　（2）宣传资料制作费用。公关活动需要制作相关的宣传资料，也将利用一些场合来进行这些活动的宣传与推广，预算宣传资料与推广经费，能对费用进行有效的调控。
　　（3）嘉宾邀请费用。公关活动需要邀请一些国内外著名的专家、学者、知名人士、企业领导人、新闻媒体人士以及行业主管部门领导等，这就会产生相关的嘉宾邀请费用。
　　（4）其他费用。公关活动预算中还应包括活动过程中产生的人工、办公费用和杂费。
　　除以上必要的开支外，如果能展台搭建策划与开发一些企业赞助、广告产品等，将会减轻公关活动的经济压力，甚至还可从公关活动中赢利。

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