通过一系列系统的筹备工作后，就可进入直邮的策划和组织阶段，其步骤如下：
1、设定量化目标
设定直邮活动的量化目标，科学评估营销活动是否达到预期效果。例如，直邮回应率达到5%时是否能直接产生2%的目标参展商等。
2、确定预算标准
预算标准直接决定了直邮活动的形式与范围。直邮活动的经费预算在体展览营销工作中所处的比值对营销活动的进程具有重要影响。
3、明确目标客户
对展览营销的目标客户了解的信息越多、越全面，并对定性和定量的细节与信息越深入分析，展览的营销策略对目标客户就越具有针对性，营销效果就越好。
4、策划邮件创意
策划邮件外观及内容的创意项是一项最富挑战性与时间性的工作。邮件的外观可以突现展览组织机构的品牌理念与人性化的对话风格的内容。
5、评估邮件内容
要对邮件内容的草拟方案进行评估，检查邮件对目标市场与目标客户的针对性，要注意文化背景、社会习俗、宗教习惯、受众区域等，检测其沟通效果是否符合展览营销目标。
6、设计与印刷邮件
由展览组织机构的设计部门进行平面设计并交付印刷。也可与专业服务提供商合作，如专业广告公司或策划公司等。
7、发送邮件
由展览组织机构营销部门实施或通过邮局承揽的形式发送邮件。
8、分析反馈
邮件发出后，要注意收集反馈信息，并进行专业分析，检测这次活动的成果。
根据国际营销研究机构评测，在直邮活动中有近24%的目标客户可能永远接收不到邮件，而16%的目标客户则将直邮件直接抛弃。产生这种结果的直接原因，一方面是由于企业组织结构中存在着众多的“过滤者”，如秘书、办公室主任等，层层过滤邮件；另一方面是很多的直邮信函没有良好创意、制作不精良、个性不鲜明、传递过程不科学等，致使邮件到达率不高。因此，对展览营销工作而言，现代直邮活动的组织应更强调对直邮介质进行科学、合理的策划，强调发挥直邮介质在营销活动中产生的直接效果，重视对体直邮活动的过程监控，从而及时采取纠惜与调措施来达到展览营销的预期目标。

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