直邮信函的撰写是能否取得展览展示营销成效的最直接和最重要的因素，正确撰写有效的信函，能使直邮的展览营销获得“事半功倍”的效果，基本步骤如下：
1、信首与信尾
信首与信尾不宜含有大量营销信息，过量的营销信息容易分散目标客户的注意力，降低对重要信息的识别率。因此，信首应尽量筒洁并让目标客户感到亲切与被尊重。信尾则可传递一些筒短的展览服务信息。
2、篇幅
信函篇幅的原则是力求筒洁，切忌重复罗嗦，这应贯穿于直邮的各个方面。
3、使用间候语
恰当使用间候语并关注收件人的感受是激发收件人的热情、继续进行有效的沟涌，也是增强亲和力的主要方式。
4、使用标题
展览营销主要任务是销售展位与服务，因此，激发目标客户阅读兴趣的标题是直邮营销成功的关键，要在展览展示营销中融入贴心服务，使目标客户了解预期效益。
5、使用小标题
小标题是对每段内容的浓缩。将正文分成易读的段落，并给每段加上小标题，方便目标客户从中选择所需的信息。
6、下划线和黑体字
在信函中使用下划线和黑体字可以起到强调重要部分的内容，引起目标客户的高度关注的作用。但频繁使用会降低体效果并影响信函的洁度。
7、使用色彩
色彩的使用可以使信函美观，体现展览展示组织的理念和风格，色彩需与展览与服务的形象基调保持基本一致与和谐。与下划线和黑体字的使用效果相同，不宜过于频繁使用色彩。
8、写作风格
熟练运用写作技巧能提高邮件的可读性和反馈率。力图做到：
．首起段落要具有创意；
．写作语气要具亲和力；
．明确信函的期望值；
．让目标客户体验价值与尊重；
．写作的叙事结构要清晰。

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